Cómo cuidamos tus datos personales

1. Responsable

ChecadorMX, en adelante «ChecadorMX» o «nosotros», es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba a través de este sitio web, de su panel de administración y de sus pantallas de checado.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos personales te atiende nuestro departamento de datos personales en info@checador-mx.com.

2. A quién aplica este aviso

• A quienes visitan el sitio, nos escriben por el formulario de contacto o por WhatsApp, o conversan con nuestro asistente virtual.
• A quienes crean una cuenta y a los usuarios del panel de administración de una empresa cliente.
• A los trabajadores cuyos datos registra una empresa cliente para controlar su asistencia. En ese caso la empresa es la responsable y nosotros actuamos como encargado (ver la sección «Si eres trabajador de una empresa cliente»).

3. Datos personales que tratamos

Si nos contactas o conversas con el asistente virtual

Nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, tamaño de tu plantilla, motivo y contenido de tu mensaje, el contenido de tus conversaciones con el asistente virtual, la dirección IP desde la que nos escribes y la fecha y hora de cada mensaje.

Si creas una cuenta o usas el panel

• Nombre, correo electrónico, rol y contraseña. La contraseña se guarda transformada con un algoritmo de hash, nunca en texto legible.
• Datos de la empresa: nombre comercial, razón social, RFC, domicilio, teléfono, correo de contacto, logotipo y zona horaria.
• Comprobantes de las transferencias con que pagas la suscripción. Pueden contener datos financieros o patrimoniales; al subirlos nos das tu consentimiento expreso para tratarlos con fines de cobranza.
• Registros de actividad en la bitácora del sistema (acción realizada, fecha y dirección IP) y datos técnicos de la sesión (dirección IP y navegador).

Datos de trabajadores que registra una empresa cliente

• Nombre, número de empleado, correo electrónico, teléfono, puesto, departamento, sucursal y fotografía.
• PIN de checada, horarios asignados, registros de entrada, salida y comida, incidencias, vacaciones, permisos y horas extra.
• Fotografía tomada al momento de checar, cuando la empresa la exige.
• Ubicación GPS en el instante de la checada, cuando la empresa la exige. Fuera de ese instante no se registra la ubicación.
• Datos del dispositivo vinculado para checar: identificador, navegador y huella técnica del equipo.
• Fotografías de referencia del rostro y su descriptor facial (ver la sección siguiente).

4. Datos personales sensibles

Las fotografías de referencia del rostro (hasta cinco por trabajador) y el descriptor facial que se obtiene de ellas son datos biométricos, y los tratamos como datos personales sensibles. Se usan únicamente para verificar la identidad de quien checa en las tabletas o terminales de sucursal y en el checador del panel. La comparación se hace en el navegador del dispositivo; en nuestros servidores conservamos las fotografías de referencia y su descriptor para poder hacerla.

La ubicación tomada al checar no es un dato sensible por definición legal, pero la tratamos con el mismo nivel de cuidado.

Conforme al artículo 8 de la LFPDPPP, el tratamiento de datos sensibles requiere el consentimiento expreso y por escrito de su titular. Cuando se trata de trabajadores, la empresa cliente es quien debe recabarlo.

5. Para qué usamos tus datos

Finalidades necesarias para la relación con nosotros

Estas finalidades no requieren tu consentimiento porque derivan de la relación que solicitas o tienes con nosotros (artículo 9, fracción IV, de la LFPDPPP):

• Responder tus solicitudes de información, demostraciones y cotizaciones.
• Atender tu conversación con el asistente virtual y, cuando lo pidas o sea necesario, canalizarla con un asesor.
• Crear y administrar tu cuenta, y verificar tu correo electrónico.
• Prestar el servicio de control de asistencia contratado.
• Brindar soporte técnico.
• Administrar la suscripción, la cobranza y la facturación.
• Proteger el servicio: prevenir fraudes, abusos y accesos no autorizados (límites de intentos, verificación anti-bots y bitácora).
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades adicionales, que requieren tu consentimiento

• Enviarte información comercial, promociones y novedades de ChecadorMX.
• Invitarte a encuestas de satisfacción.
• Elaborar estadísticas sobre el uso del sitio para mejorar su contenido (analítica web).
• Revisar conversaciones con el asistente virtual para mejorar sus respuestas.

Si no te opones por el medio de la sección siguiente, entenderemos que consientes estas finalidades.

6. Cómo limitar el uso de tus datos

Puedes negarte a las finalidades adicionales en cualquier momento escribiendo a info@checador-mx.com con el asunto «Finalidades adicionales». Tu negativa no será motivo para negarte el servicio. También puedes pedir que dejemos de enviarte información comercial respondiendo a cualquiera de esos correos.

Para la analítica web puedes además instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics o bloquear las cookies de analítica en tu navegador.

7. Asistente virtual

El asistente virtual de este sitio funciona con inteligencia artificial. Para conversar con él no necesitas darnos tu correo ni tu teléfono: solo, si quieres, tu nombre. Guardamos la conversación completa (junto con la dirección IP desde la que escribes) para atenderte, para que un asesor pueda continuarla y, si no te opones, para mejorar sus respuestas. El contenido de la conversación lo procesa un proveedor de inteligencia artificial que actúa como encargado.

Durante la conversación el asistente puede invitarte a dejar un correo o un teléfono para que el equipo te dé seguimiento. Es opcional: solo los guardamos si los escribes y autorizas su uso para ese fin, y si no los das la conversación sigue igual.

Para evitar que programas automatizados usen el asistente, registramos señales técnicas de cada mensaje: si se escribió o se pegó, cuánto tardó, si la pestaña estaba visible, si el navegador está controlado por un programa y si la IP pertenece a un proveedor de nube o a la red Tor (con listas públicas). No registramos lo que tecleas fuera de los mensajes que envías. Estas señales solo sirven para prevenir abusos y se guardan con la conversación.

Las respuestas del asistente son informativas, pueden contener errores y no constituyen una oferta vinculante ni asesoría jurídica. Los precios vigentes son los publicados en la página de planes. Te pedimos no compartir en el chat datos sensibles ni datos de otras personas.

8. Con quién compartimos tus datos

Para operar nos apoyamos en proveedores que tratan datos personales por nuestra cuenta y conforme a nuestras instrucciones (encargados). No pueden usar los datos para fines propios:

• Hospedaje: los servidores donde se almacena la información están ubicados en los Estados Unidos de América.
• Envío de correos electrónicos, por ejemplo códigos de verificación y avisos de la cuenta.
• Analítica web (Google Analytics).
• Inteligencia artificial para el asistente virtual.

No vendemos tus datos. Tampoco los transferimos a terceros, salvo en los supuestos del artículo 36 de la LFPDPPP que no requieren tu consentimiento; por ejemplo, cuando lo exija una ley o lo ordene una autoridad competente.

9. Cookies y tecnologías similares

• Sesión y seguridad: mantienen tu sesión en el panel y protegen los formularios contra envíos falsificados.
• Dispositivo de checada: identifican una tableta de sucursal emparejada (hasta 365 días) o el celular vinculado de un trabajador (hasta 180 días). Son indispensables para checar.
• Asistente virtual: la cookie checadormx_chat identifica a tu navegador durante 30 días para que solo tú puedas retomar tu conversación y para limitar el uso automatizado del chat. Es indispensable para usarlo.
• Almacenamiento local del navegador: guarda el identificador de tu conversación con el asistente para que puedas retomarla. En las pantallas de checado guarda, cifradas, las checadas hechas sin internet hasta que se sincronizan.
• Analítica: Google Analytics registra de forma estadística cómo se usa el sitio.

Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador. Si bloqueas las indispensables, el panel o las pantallas de checado pueden dejar de funcionar.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas y para cumplir obligaciones legales, fiscales y contractuales. Las conversaciones con el asistente virtual se eliminan doce meses después de su última actividad. Los datos de los trabajadores se conservan conforme a las instrucciones de la empresa cliente mientras su cuenta exista.

11. Seguridad

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos, entre ellas:

• Conexión cifrada (HTTPS) en el sitio, el panel y las pantallas de checado.
• Aislamiento lógico de la información de cada empresa.
• Contraseñas guardadas con hash y acceso por roles.
• Bitácora de cambios, límites de intentos y verificación anti-bots.
• Cifrado de las checadas que se guardan sin internet en el dispositivo.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos para que puedas tomar medidas.

12. Derechos ARCO

Tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos tenemos de ti y cómo los usamos.
• Rectificación: pedir que se corrijan si son inexactos o están incompletos.
• Cancelación: pedir que se eliminen.
• Oposición: oponerte a su uso para fines específicos.

Envía tu solicitud a info@checador-mx.com con:

1. Tu nombre y un medio para comunicarte la respuesta.
2. Copia de una identificación oficial. Si actúas en nombre de otra persona, también el documento que acredite la representación.
3. El derecho que deseas ejercer y una descripción clara de los datos de que se trata.
4. Si pides una rectificación: las modificaciones a realizar y la documentación que las sustente.

Te responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles a partir de que recibamos tu solicitud. Si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes a la respuesta. Estos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen (artículo 31 de la LFPDPPP). La respuesta y, en su caso, la entrega de tus datos se harán por correo electrónico.

13. Revocar tu consentimiento

Puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas dado escribiendo a info@checador-mx.com, con los mismos requisitos de una solicitud ARCO. La revocación no tiene efectos retroactivos. Si es necesaria para prestar el servicio, revocarla puede impedir que sigamos prestándotelo.

14. Si eres trabajador de una empresa cliente

Si una empresa registra tus datos en ChecadorMX para controlar tu asistencia, esa empresa es la responsable del tratamiento y ChecadorMX actúa como encargado: tratamos tus datos solo por cuenta de la empresa y conforme a sus instrucciones, para prestarle el servicio.

La empresa debe darte a conocer su propio aviso de privacidad y, para tus datos biométricos, recabar tu consentimiento expreso y por escrito. Para ejercer tus derechos ARCO dirígete a tu empleador. Si nos escribes, canalizaremos tu solicitud con él y le daremos el apoyo necesario para atenderla.

15. Cambios a este aviso

Podemos modificar este aviso por cambios legales, en nuestros servicios o en nuestras prácticas. La versión vigente estará siempre en esta página con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea relevante, lo informaremos a los usuarios del panel por correo electrónico o con un aviso dentro del panel.

16. Autoridad

Si consideras que se vulneró tu derecho a la protección de datos personales, puedes acudir ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares.